仕事の上では、何かと効率が求められるものですが、その具体的な方法としては「簡潔に」であったり、「集中して」であったり、「要領よく」であったり等、その場その場で必要なことが変わってきます。
そんな効率を上げるための、具体的な指針としてよく言われる言葉には、キーワードとして「いち」を含むものが多くあります。
仕事の指針として「いち」というキーワードがよく使われる
これは何かを成そうとした時に、分量や順番などをひとつの目安とすることで、適切なボリュームを示し、仕事を進める上でひとつの大きな基準になるものです。
少しでも仕事を効率的に進めるためによく使われる、このような表現をまとめてみました。
A4一枚
これは、何かをドキュメントにまとめる時に、A4版の紙面で一頁に簡潔にまとめることを意味します。
ビジネスの場では、B版ではなくA版タイプの用紙が使われるのが一般的ですが、その中でもA4サイズが最もファイリングしやすく、閲覧や回覧などの時にも扱いやすいサイズになっています。
このA4サイズに1枚にまとめると、内容が簡潔となるのはもちろん、必要な情報という意味で密度の濃い内容になる上、扱う場合も煩雑になりません。いたずらに頁数が多いドキュメントは、読み手にとっては読みにくくなるもので、苦痛にしかならないケースすらあります。
頁数が多い文書は、どこが大事なのか、どこが読み手にとって必要な部分なのかが分かりにくく、結果として真意が伝わりにくくなることもあります。
ドキュメントを作る場合、ともすると、「あの内容も大事だ」、「この内容も盛り込みたい」、「この情報も入れておこう」、などと考えて、いたずらにドキュメントのボリュームが増えてしまうことがありますが、これでは大事な部分や要点がボケてしまいます。
要は、要領よく簡潔にまとまった文章こそが読み手に伝わりやすいもので、その分量が一般的にはA4一枚が妥当であり基準になるというものです。
実際のドキュメントとして、報告書、提案書、議事録など、どんな文書にも当てはまります。しかし、現実的には、全ての文書がうまくまとまるとは限らず、A4一枚にまとめようとして、必要な情報まで削ってしまうようでは意味がありません。
基本的な考えとして「簡潔にまとめる」ということを頭に入れて、理想としては「A4一枚」にまとめるようにするというのが良いでしょう。
そして、本当に内容が豊富なドキュメントの場合は、A4一枚どころか、何枚何十枚にもなってしまうものもあるハズです。
そんな時は、ドキュメントそのものはボリュームのある書類として作成し、そのドキュメントの要約版を別途A4一枚にまとめると便利です。
簡単にいってしまえば、ダイジェスト版のようなものですが、これを作っておくと読み手に説明しやすいだけでなく、自分で整理するのにも役立ちます。
ドキュメント本文とは別に、文書をもう一部作成するのは労力のいることではありますが、内容を読み手に理解してもらうためには効果が大きいので、時間を惜しまず作成したいものです。
会議一時間
会議があってその時間が伸びたりすると、その日の全体の業務に影響して、遅延が発生したり、残業を余儀なくされたりすることもあります。
会議は複数の人が会して、何かの議題について議論をすすめる場ですが、時間をかければ良い物ではありません。
いたづらに時間ばかりを費やすような会議は、本来の議題からそれてしまったり、蛇足が多くなってしまったりするものです。
効果的に議事を進めるには、だらだらと締りのない会議にならないように、時間を区切って開催することが理想です。そしてそのひとつの目安が一時間で、たいていの議論はこれだけの時間があれば十分足りるものです。
そもそも人間が集中力を持続できる時間は、だいたい90分だと言われていて、長くても 120分(2時間)がいいところだとも言われています。
実際に大学などの講義の時間は90分であることが多いですし、業務においても2時間ごとには休憩時間などが設定されているものです。このことからも、いたずらに長くなることは避けるべきことが分かります。
会議で、理屈っぽい人や議論好きな人がいて、そういう人達の意見などが活発に飛び交うとキリが無いことがあります。
また、議論しても仕方がない「すぐ結論の出ないこと」などを論じていると、時間はいくらあっても足りるものではありません。
そんな時、議事進行役などがきちんといれば、議論を噛み合わせながらまとまる方向で調整しようとすることができますが、予め会議の時間が決まっていないと、そんな調整もしにくい場合が出て来ます。
特に議論が白熱している場合は、途中で止めようとしてもなかなかできないことも多いのですが、予め時間が決まってさえいれば「時間がおしているので、次の議題に移りましょう」などと言って、しっかりとメリハリのある会議にできます。
どうしても議事が長引きそうな場合は、「この議題については別途、別な席を設けて議論しましょう」などと促して、別の席を設ける方が賢明です。
会議の時間がいたずらに長くなることは、その会議に参加している人数分の時間が費やされているという点で、非常に無駄が大きくなります。
例えば、5人の会議参加者がいて、一時間分のだらだらした議論があれば、それは一時間の5倍の時間「5時間分」の時間を浪費しているということに相当します。
要は、参加人数が複数人である分だけ、効率が落ちた場合の影響が大きく、見た目の時間よりも、浪費時間は大きいと心得ておくべきです。
ともするとダラダラしがちな会議ですが、一般の会議であれば一時間もあれば十分議論を尽くせるものです。
事前に一時間を目途に時間を決めておけば、万が一長引いても大幅に時間が伸びたりはしません。特に、定期的に行われる会議などは、必ず時間をきめておき、効率的な会議にしたいものです。
結論が一番先
報告相など、仕事上のコミュニケーションでは、一般的に結論を先に述べることが要求されます。小説やドラマ、映画などでは結論が一番先では困りますが、仕事の上では結論こそ大事で、これは読み手や聞き手が真っ先に知りたい部分に該当します。
特に、報告会や報告文書などでは、要約した結論を先に述べることが最も大切で、結論を先延ばしにすると、聞き手や読み手は「何が言いたいんだ」と内容が分かりにくいだけでなく、時としてイライラすることすらあります。
逆に言えば、結論を先に述べることで、聞き手や読み手は、その後の説明を「結論に至った過程はどうだったのだ」という姿勢で受け止めれば良いだけなので、とても分かりやすくなります。
また、話し手や書き手にとっても、結論を先に述べれば、あとはその結論に至った過程を説明すればよいという一つの流れが自ずと組み立てられるので、説明がとても楽になるものです。
このように、メールやドキュメントなどの文書であれ、口頭による説明であれ、結論を先に述べることは、効果的に内容を伝達する上でとても重要なことです。
コミュニケーションが重要視される仕事においては、常に頭にいれておきたいものです。
まとめ
以上、効率的な仕事をする上で大切なことを、「いち」というキーワードをもとにまとめてみました。
これらは、何かの業務を進める上で、目安を定めて、円滑に業務を遂行して行こうとする１つの指針なので、他にも色々と応用がきくものです。
業務上でこういった取り決めをすれば、ダラダラとした業務を防止できますし、メリハリのある作業が期待できるものです。
また、このような考えは仕事だけでではなく、我々の私生活にも応用できるはずですから、積極的に工夫して取り入れて行きたいものです。