仕事を進める上で、その業務をどういう体制にするか、誰が担当するか、どの部署が受け持つか、を決めたりすることがあるかと思いますが、そんな時にどのようにするかで迷うものです。
殊に、誰が担当するか、どの部署が受け持つかがからむと、誰だって、余計な仕事を抱え込みたくはありません。
また、自分の部署に新たな作業が発生することを、手放しでは喜べないでしょうから、ともすると、関係者や関連部署間で衝突したりもします。
本来どうあるべきかを考えることが大切
そして、当事者同士が言い争いになったり、部署間で、もめたりすることもあり、お互いに押し付け合ったりもして、なかなか決められないでいることもあるでしょう。
そういう場合、たいていは感情的になっていて、冷静な判断ができなくなっていることが多いのですが、そんな時こそ本来どうあるべきかを考えることが大切です。
本来どうあるべきかが大切
一番適している担当はどこの部署なのか、そして誰なのかを考える前に、最も作業効率が上がるのは、最も円滑に業務が回るのは、最も会社の利益になるのは、などなど色々な要素について掘り下げて行くのです。
そして、メリットとデメリットに分けて整理しながら、一番理に叶っているのはどういう体制であるのかについて検討するのです。
一番理に叶っている体制が見えてきたら、その検討結果をもとに、関係者と共に議論して決めて行けばよいのです。会社というのは利潤を追求する組織ですから、理に叶っていることを否定できないものです。
検討した結果を活かす
しかし、ここで問題になるのが、検討した結果が、自分や自分の部署で引き受けるのが、最も理に叶っているというような内容であった場合です。
誰しも余計な仕事を抱えたくないのに、業務上、引き受けざるを得ないのでは、ある意味仕方がないのですが、そんな時こそ、検討した結果を有効に活かすべきなのです。
体制を決めるに当たって、担当をどうするかが議論される以上、他の人や他の部署が引き受けることのメリットが必ずあるハズで、またそれとは逆に、自分や自分の部署が引き受けることのデメリットもあるものです。
それらメリット、デメリットを明確に示して、他の人や他の部署に業務を手伝ってもらう、或いは業務の一部を分担して担ってもらう、等の提案を積極的に進めて行くのです。
これはあたかも、自分や自分の部署の負担が増加しないようにとる、身勝手な行動とも捉えられがちですが、そうではありません。
メリットとデメリットを良く考えた上でとる体制こそ、会社にとって最も効率的で理に叶っているハズなのです。会社全体の業務改善につながることを否定する人はいないでしょうし、いるならばそれは感情で議論しているに過ぎません。
どうあるべきかの視点は私生活でも大切
体制や人選、業務分担で迷うことは多々ありますが、本来どうあるべきかこそ、その答えを出してくれる指針となるでしょう。
この考え方は、我々の私生活においても、当てはめることができることです。何かを決めようとして迷った時、まず「本来どうあるべきか」との視点に立って物事を考えて行けば、自ずと最良の方法が見つかることでしょう。