「伝えた」と「伝わった」は全然違う。ビジネスの場では特に重要。

職場の業務で良くあることが、「言った、言わない」とか「聞いた、聞いてない」といった食い違いです。

例えば、誰かに作業を依頼して「これを〇日までにまとめておいて」と伝えて、その日になって完了したかどうかを確認したところ「そんな話は聞いてない。頼まれた覚えはない」と。

このように「あの時、言った」「聞いた覚えはない」なんてやりとりは結構よくあることです。

たとえ、伝えたとしても、伝わっていなかったのなら、伝えていないのと同じなのです。

行き違いは起きるもの

ビジネスの場で、このような行き違いがあると、業務上のミスにつながったり、企業の業績に悪影響を及ぼしたりする可能性があります。従って、このような行き違いを防止することは、仕事上とても大事なことです。

では、そもそも何でこのような行き違いが生じるのでしょうか。

単純に言えば、

 話し手の「伝えたい内容」と「表現した言葉」

そして、

 聞き手の「表現された言葉」と「伝わった内容」

それぞれにギャップがあるからです。

伝言ゲームをやると、内容が面白いように変化する例を見ると良く分かりますね。

確認が大切

言葉でやり取りしようとすると、このような食い違いは、ある意味、不可避なことでもあります。

そこで大事なことは、一方的に伝えるのではなく、言葉のキャッチボールをして、相手に自分の意図が伝わったかどうかを「必ず確認すること」です。

たった、ひと言添えて相手に確認するだけで、伝わり方が全然違うのです。

仮にそれが仕事上、とても大事な事柄であれば、単なる確認だけではなく、後々間違いが起きないように、書類やメール等で記録を取る事です。

具体的には、メールで理解した旨や承諾した旨を返信してもらったり、依頼承諾書なる書類にサインをして貰ったりするのです。

進捗報告も重要

そして、その依頼等に期日があるのであれば、期日を迎える前に何度か経過報告や進捗報告を求め、意図通りに遂行しているかを確認することも大事です。

期日が曖昧な事柄であっても、その後の状況を伺ったりしておけば、本当に伝わっているかを再確認することが出来ます。

兎にも角にも大事なことは、ほうれんそう(報連相)いわゆる報告・連絡・相談を常に絶やさないことです。

この報連相をしっかりしておけば、仮に行き違いがあったとしても、手遅れになる前に取り返すことができるのです。

これを疎かにすると、傷口が大きくなってしまい、取り返しがつかないことが起きるかも知れません。

ビジネスの世界でも人との言葉のやり取りは重要ですが、これは友達との会話や、家族間でのやり取りなど、全てに当てはまる事です。

「伝えたは伝わったでは無い」を常に意識して、人と人とのコミュニケーションを円滑にして行きたいですね。

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