「時間が無いからできない」という色々な人に、どう業務を依頼するか

業務上、仕事を頼もうとする時、「時間が無いからできない」という言葉をよく聞きます。しかし、この言葉が、本当に時間が無いことを意味するケースは、まずありません

こんな言葉が出てきた時に「もし、時間があればできるのか?」と問うと「〇〇〇だからできない」という別な理由が、必ずといっていいほど返ってくるものです。

従って、仕事を依頼する側は「時間が無いからできない」の言葉の裏にある、本当の意味を把握する必要があります

もしその人の上長がストレートに「時間は作るものだ。忙しくなっても残業すればいいから、やりなさい」などと命令すれば簡単かも知れませんが、これでは角が立つだけです。ようは、なぜ時間を作ってまでやろうとしないのか、その裏にある状況・事情を、くみ取ることが大切です。

ここでは、私の経験上、そのようなセリフを吐く人に、どんなパターンがあるかを分類し、そういった人には、どのように対処すればよいのかをまとめてみました。

(1)担当範囲を自分で決めている人

自分の担当する仕事はこれだけだと、本人の中で決めてしまう人です。このタイプは、依頼される仕事の内容に関わらず、最初から自分で決めた範囲以外のことをやろうとしません

はたから見ると、「何でこれくらい引き受けてくれないのか」と感じる時もあるくらいですが、本人の中では枠が決まっているのです。

こういうタイプには、これが君の担当範囲なんだということを、理由をつけて説明するのが一番手っ取り早い方法でしょう。

(2)業務負担を過大に思う人

依頼される業務の負担が、「非常に大きくて、とてもこなせる量では無い」と誤解する人です。このタイプは、全体の業務に通達していない人に多くみられ、慣れない業務であることから、作業量がとても大きく見えてしまうのです。

こういうタイプには、その業務が、そんなに負担が大きくないことを、具体的なやり方を含めて、本人に見通しが立つように説明することです。

例えば「こうやって、こうすればこのようになるので、あとはこうすれば良いだけ」のような言い方、つまり、小学生に物事を説明するくらい、かみ砕いた分かりやすい表現で説明するのが良いでしょう。

(3)気持ちにゆとりのない人

目の前の業務に追われていて、精神的にゆとりが持てていない人です。このタイプは、忙しいのは事実でしょうが、どちらかというと、気持ちの面でゆとりがないだけで、実作業上はそれほどでもないケースがほとんどです。作業工程の管理が苦手な人や、メンタル面で弱い人に多くみられます。

こういうタイプには、作業状況をよく聞いて確認した上で、「こういう計画でやればできる」という、より具体的なスケジュールを示して作業を促した上で、「難しいところは私が手伝うから」のような、精神的な負担をカバーするひと言を添えると良いでしょう。

(4)引き受けることを恐れる人

仕事を受けると、今後もいろいろな仕事を回されて、負担が増加して行くことを恐れる人です。このタイプは、忙しいという状態が慢性化している人に多く、新たに仕事が増えることに対して、ある種の拒絶反応を持っているといえます。

こういうタイプには、「この範囲だけでよい」というような表現で、作業の範囲を明確に示すことで、それ以上の負担はないこと、あくまで一時的で継続した増加作業はないことを、しっかりと伝えることが重要です。

(5)忙しいことを認めて欲しい人

自分はこれだけ忙しいんだ、ということをアピールしたい人です。このタイプは仕事に対して自信を持っている人に多く、心の中に「これだけの仕事を、これだけこなしているのだ」という自負心があるものです。

こういうタイプには、「忙しい中よくやってくれている。大変なのは分かるが、君しかできない仕事だ」というように、本人の状況を理解して、その功績を評価してあげた上で、信頼・期待をしているからお願いしたい旨を伝えると良いでしょう。

(6)実際に業務がパンパンの人

実際に業務がパンパンで、他の作業を受け入れる余力が全くない人です。このタイプは、実際に相応の能力を持ち合わせていて、その人のもとに大事な業務が集中する傾向がある人です。無理に仕事を依頼すれば、バンクするだけですが、その人しか適任者がいないのであれば、頼むしかありません。

実際に依頼する場合は、その人が担当する業務の中で、他の人でもできる業務を見つけてあげて、「その業務を別な人に代わってもらうから、こちらの作業を優先してやって欲しい」という言い方がよいでしょう。

このように「時間が無いからできない」という人には、いろいろなタイプがあります。中には、複数のタイプを持ち合わせている人もいることでしょう。いずれにしろ、その人がどのようなタイプなのかを見分けて、適切な方法で仕事を依頼するようにして行きましょう。

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