Outlook2016でメールを再送信する方法。カスタマイズで簡易操作も可能に。

業務上でメールを再送信することって、けっこう頻繁にあるのではないでしょうか。相手から返信がない、周知を徹底したい、読まれていないか心配である、などなどの理由で、利用する機会は意外に多いと思います。

きちんと用意されている再送信機能

私も業務上、再送信をすることがたびたびあるのですが、以前、再送信機能を知らなった時は、「全員へ返信」ボタンをクリックして、タイトル中の「Re:」を消して、引用文を編集して送信していました。

機能を知らなかった理由は、メイン画面に「再送信」のコマンドが無く、ちょっと探してもその機能が見当たらなかったからです。

しかし、実際には再送信の機能はきちんと用意されていて、覚えてしまえばとても簡単なことなので、私と同じように手間が掛かる操作をしている人のために、その方法をまとめることにしました。以下の操作で、できますので、ぜひ試してみて下さい。

操作方法は覚えてしまえば簡単

操作方法は、Outlook2016のメイン画面から以下のように行います。

  1. 「送信済みアイテム」フォルダをクリックする。
  2. 表示されたメール一覧から再送信したいメール探す。
  3. 再送信したいメールをダブルクリックする。
  4. 以前送信したメッセージが、新しく開いたウィンドウに表示されるので、リボン中の移動タグにある「アクション」-「このメッセージを再送」をクリックする。(下図)
  5. 再送信メッセージ用の新しいウィンドウが開くので、必要な編集をして、「送信」ボタンをクリックする。

「アクション」-「このメッセージを再送」をクリック

これだけの、手順なので手軽にできて、とても便利です。簡単な操作なので、今後のために、覚えてしまうのがいいでしょう。

コマンドを配置して簡単に操作

さて、再送信の機能を本当に頻繁に利用する方は、メッセージが表示されるウィンドウのリボン中に、「このメッセージを再送」コマンドを、カスタマイズして配置してしまうと、とても便利です。

こうすれば、「アクション」から「このメッセージを再送」を選択する手間が、「このメッセージを再送」コマンドをクリックするだけの手間になりますので、楽になります。では、以下に、その方法を説明します。

まず、上記に示した、通常の再送信手順「1~5」の手順中4で、以前送信したメッセージが、新しく開いたウィンドウに表示されると思いますが、そのウィンドウ中のリボンを右クリックして、「リボンのユーザー設定」を選択します。(下図)

「リボンのユーザー設定」を選択

下図のように「Outlookのオプション」ウィンドウが開きます。

Outlookのオプションの操作

コマンドの選択において「すべてのコマンド」を選び、表示されたコマンド一覧から「このメッセージを再送」を選択クリックします。

右側のメインタブに「新しいタブ」コマンドでタブを作成し、次いで「名前の変更」コマンドで、そのタブを適当な名前(ここでは「再送信」)に変更します。この時、作成するタブの位置は選べますが、図のように「返信」タブの直後が望ましいと思います。(必要に応じて作成後のタブの位置をカーソルで移動することも可能です)

作成したタブを選択して、中央の「追加」ボタンをクリックします。下図のように「このメッセージを再送」コマンドが追加されることを確認します。

コマンドが追加される

コマンドが追加されたのを確認した後、右下の「OK」をクリックして「Outlookのオプション」ウィンドウを閉じます。

追加されたリボン上のコマンド

ウィンドウのリボン上に「このメッセージを再送」コマンドが設定できました。次回からは、送信済メールを開いた画面から、直接このコマンドをクリックすれば、送信用のウィンドウがすぐ開きますので、操作が簡単になります。

なお、この設定は、Outlookのメイン画面からはできませんのでご注意下さい。

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