ワードの文章校正機能をうまく利用しよう!

ワードに付いている文章校正機能は、基本的な校正能力を持っていますので、この機能を使うだけで、それなりの文章の改善ができます。

文章校正といえば、無料でサービスを提供しているウェブサイトなんかもありますが、その都度サイトを開いて、コピペするなどの操作が必要で、その手間はバカになりません。

ワードの場合は、ワードを使って文章を編集するだけなので、余計な手間をかけることなく、一定レベルの文章を作成することができます

ワードの文書校正機能は簡単に使えて便利

私も、記事を書くときには、一旦、ワードを使って下書きをすることが多いのですが、基本的な文書チェックが自然とできるので、とても役立っています。

使い始めたキッカケ

私がワードの文章校正機能を使うようになったキッカケですが、かなり古い英文のワードドキュメントを開いた際、「This device have been tested.」と記述された文章の動詞部分(have)に、色のついたアンダーバーが付いていたことでした。

この時、この線はいったい何の意味かと考えてみたところ、haveをhasにしなければならないことに気づきました。

あぁ、これはワードの文章校正機能の1つか

と、その時、再認識したのですが、少なくても、そのドキュメントが作られた当時は、そこまでの文章校正能力はなかったわけですね。

そこでよくよく考えると、文章校正の性能が上がってきていて、とても役立つレベルになってきていると実感し、それが使い始めたキッカケになりました。

使ってみると簡単で有用

それ以来、文章校正機能を意識しながらワードを使うようになると、以前はあまり気にしていなかった文章の問題点を、意識することができるようにもなりました。

また、知らないうちに不適切な文章や、不自然な記事を書いていても、気付けるようにもなりました。

そして、

文書を作成すると同時に、リアルタイムで簡単なチェックをしてもらえるのなら、これを使わない手は無い

と考えるに到り、単なるテキストエディターを使用していた下書きを、ワードを併用するようにしたのでした。

よくあるケースは

文章校正機能を使っていて、割とよく気付かされる点にはゆらぎ同じ助詞の連続の2点があります。これらはいずれも、文章をたんたんと書いていると、気付かないでいることが多いです。

ゆらぎは、例えば、同じ文章内に、「ユーザ」と「ユーザー」のように、表現が統一されていない点を指摘してくれるものですが、半角カタカナや全角カタカナの併存も認識してくれますし、「ディジタル」と「デジタル」などの表現の不統一も認識してくれます。

また、同じ助詞の連続は、例えば「私は昨日は休んでいました。」のように、助詞の「は」が連続する場合などに指摘されるものですが、文法上は間違いではなくても、読みにくい、或いは、分かりにくといったケースで、読みやすい文章に直す場合に、とても役立ちます。

ちなみに、この例文の場合は「私は、昨日は休んでいました。」のように、読点を入れるなどの改善が望まれます。

機能を知っていて使わないのはもったいない

以上のように、ワードの文章校正機能は、ワードを使って文章を作成するだけなので、ウェブサービスなどと違って、文章校正のための操作や手間をかけることなく簡単に利用できます。

しかも、基本的な問題点はだいたい指摘してくれますので、非常に便利です。

こんな便利な機能がありながら、今まで使っていなかったのは、もったいないことだと強く感じるもので、私と同じように、常々文章を多く書く人は、大いに活用すべきでしょう。

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