当たり前のことでも、常に繰り返し伝達することも大切。

業務の中には、やり方が決まっているもの、ルールが明確になっているもの、定期的に実施しているものなど、日頃から当たり前のようように遂行していることがあります。

そのような場合、日頃から行っていることだけあって、業務の内容については良く知っていますから、指導や指示なども含め、伝達を繰り返すようなことはしないことが多いと思います。

しかし、業務によっては分かっていることや、当たり前のことでも、繰り返し伝達することが大切です。

当たり前だから…

一般に、当たり前のことや、知っていること、分かっていることについて繰り返し言われると、「そんなことは分かっているよ」と反発の心を抱いたり、聞き流してしまったりすることが多いと思います。

また、話す側からしても「こんなことは分かっていることだから」とか「以前周知したから不要だろう」、或いは「当たり前だから、言うまでもないだろう」などと安易に考えて、伝達しないケースも多いと思います。

しかし、何でもかんでも「分かっている」ということで済ませてしまい、繰り返し伝達することを省いてしまうと、良くない場合もあります。

当たり前のことでも、繰り返し伝えることには、色々な意義があるのです。

慣れに落とし穴

当たり前の業務というのには、落とし穴が待っています。

人間は、普段から携わっていることや、日頃から関わっていること、日々実施していることなどに対しては「慣れ」というものを生じます。そのように生じた「慣れ」の陰にこそ、落とし穴が潜んでいます。

人間は、慣れてしまうことで注意が散漫になったり、基本を忘れてしまったり、うかつに取り組んだりしがちで、その結果、それがミスや失敗につながって行きます

自動車の運転免許を取得した人は、運転に慣れてきた、ちょうど若葉マークが外れた頃が一番事故を起こしやすいと言います。慣れてきたところに、ミスや失敗が潜み、時にはそれが大きな事故につながりもします。

また、慣れた業務というのは、慣れた分だけ「得意な作業」の1つにもなりますが、人は自身が得意とする分野・領域でこそつまずくものです。

不得意な分野などであれば、慎重に遂行する分だけ、余計な失敗は生まないのですが、得意な分野は却って慣れてしまっている分だけ失敗をするものなのです。

そして、指導する立場の者が慣れてしまっている場合もあります。指導する立場の者が当たり前だと認識していることと、実務の現場において「当たり前」と認識されていることは別なことでもあります。

ものごとに慣れてしまうと、指導者という立場でありながら、実務の現場の状況を正確に把握できなくなってしまうこともあります。

このように、当たり前であることに慣れてしまうと、落とし穴が待っています

だからこそ、当たり前なこと、当たり前と思えることでも繰り返し伝えることは、状況によってとても大切なのです。

姿勢を正す

当たり前なことや同じことでも、改めて指導・指示などがされると、再認識させられることがよくあります。基本的なことでありながら、「実は分かっていなかった」ということもありますし、また、「分かっているつもりになっていた」ということもあります。

指示される側は、改めて伝えられることで、分かっていたつもりのことを再認識させられて、意識や取り組む姿勢が変わるものです。

また、改めて言われたことをキッカケに、今まで見えていなかった事柄が見えてくることもあります。

中には、当たり前の業務でありながら、うっかり忘れてしまうことすらもあります。言われて、「あっ!忘れていた」と、思い出すような場合もあるのです。

心得として

さて、繰り返し伝達することが大切なことは、分かって貰えたと思いますが、実際に同じようなことを繰り返し伝えられると、そのことに対して慣れてしまい、聞き流されたり、伝えた意味が薄れたりもします。

従って、伝える側としては、しっかりと弁えるべき心得があります。

まず、心得るべきことは話をするタイミングです。繰り返し言われることは「くどい」とか「しつこい」などの印象を与えがちです。そんな印象を少しでも和らげるために、話をするタイミングを考えたいものです。

タイミングとして最もよいのは、その業務に当たる直前に、自然に伝えるのです。

例えば、「今から、〇〇の作業をするんだよね。雑に操作すると事故にもつながるから注意しながら臨んでね。」など、直前に伝えることで、単なる声掛けとしてのニュアンスが高まり、「くどさ」や「しつこさ」が和らぎます。

次に、心得ておきたいことに、ひと言添える工夫をすることが挙げられます。繰り返し言われても、ちょっとした一言を添えるだけで、「くどさ」や「しつこさ」が軽減するからです。

例えば、「繰り返しになるが、出来ていない人がいるので改めて周知する」などといった表現をすれば、聞き手は自分には直接関係のない間接的なことと捉えられやすくなり、「くどさ」や「しつこさ」を抑制できます。

このように、繰り返し伝える側として、伝えるタイミングやひと言添える工夫をすることで、受け側が受け止めやすく、より円滑な伝達になるのです。

それでも、「同じことを何度も言わなくても分かる。」「そんなこと言われなくても分かっている」、などと反発する者がいるかも知れません。

そんな時には、「君は、伝えた内容は理解しているかも知れないが、なぜ繰り返し伝えるかの意味は分かっていない」と、強く一括してあげることも必要でしょう。

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