新入社員などの若手社員に対して、業務指導をした場合や作業指示をした時などに、遂行後の結果を確認してみると、こちらが指導・指示した通りになっていないことはよくあります。
そんな時は、「ここは、このように処理するのではなく、こういう手順で処理するんだよ」などと、後になってから、やり直すようになり、無駄が発生するものです。
若手社員への指導は小学生を相手にするくらいの感覚が丁度いい
指導・指示する側が当然のことと理解していることでも、後輩、特に若手社員などの場合は分からないことも多く、より細かい説明が必要なものです。
そんな若手社員などに指導・指示をする場合は、小学生を相手にするくらいの感覚で、懇切丁寧に細かく、具体的に説明のが丁度よいのです。
基本を教える
小学生を相手にするくらいの感覚というと、相手をバカにしているなどと考える人もいるかと思いますが、若手社員というのは、たとえ大人であったとしても、仕事や業務、ビジネスに関してはあくまで初心者ですから、分からないことだらけというのが現実です。
従って、指導・指示する側が、「馬鹿らしい」と思うくらい細かく丁寧に説明する方がよく、その感覚としては「小学生を相手にする」くらいが丁度よいのです。
若手社員は、年齢が若い分だけ吸収力が大きいので、指導・指示したことはとても良く覚えるものです。
このような時期に、きめ細かな説明などによって基本を徹底することは、その人の将来の成長を考えた上でも非常に大切なことです。
単に作業や業務を遂行できるようになるのと、その内容をきちんと理解して遂行できるようになるのとでは、その意味合いに於いて、大きな差があります。
もし理解が不足して作業をやるだけだと、業務をなかなか覚えないものですが、反対に、基本的なことを細かく丁寧に説明していれば、同じ作業・業務をこなすにしても、その分だけ理解度は深まります。
理解度が深まれば、自ずと業務の幅は広がり、それは次の業務へつながって、その人の成長も早くなります。基礎がしっかりすることにもなるわけですから、人材としてもその分だけ期待できるようになります。
また、たとえ知っていることでも、基本的なことを重ねて言うことはとても大事で、頭で分かっていることでも慣れてくるとミスをしてしまったり、軽視したりすることもあります。
自動車の運転でもそうですが、若葉マークが取れた頃、すなわち運転に慣れてきたころに事故が発生しやすくなるものです。
業務も同じで、覚えて来た頃こそミスを犯しやすいものですから、分かっている筈の基本的なことでも、細やかな指導・指示を徹底することは大切なのです。
意外と理解していない
そして、実際によくあるケースとして、基本的なことでも意外と分かっていないことも多いものです。指導・指示する側から見れば、これ位は分かっているだろうと思うことでも、若手社員にとっては、全く未知のことであったり、理解ができなかったりすることもあるものです。
指導・指示する側は、長い業務経験の中で自然と身に付けたことが多いので、無意識のうちに自分が分かっていることを相手も分かっているだろうと考えてしまうものですが、若手社員にとっては当たり前ではなく、分かっていないことも多いものです。
たとえ簡単なことであったとしても、その内容を相手が理解できるとは限らず、例え理解できたとしても理解度は人によって違うものです。
誰しもが理解できるように、業務への理解度が一番低い人を想定した指導・指示が望ましいのですが、相手の得手不得手を全て把握することは現実には不可能ですから、小学生を相手にしたレベルで説明をするくらいが丁度よくなるのです。
考えに違いがある
さて、業務経験が浅かったり、理解度が低かったりする要因以外に、考え方や視点、価値観、感覚の違いから、作業結果にズレを生じる場合があります。
特に、指導・指示する立場の者と、それを受ける社員との年齢差がある場合は、それら感覚などの違いが大きくなるため、指導・指示する際には、より細かな説明が求められるものです。
指導・指示する側が常識と思っていたとしても、持っている感覚の違いから、聞く側にとっては非常識に映るかも知れません。そんなギャップを埋めるためにも、よりかみ砕いた、細かな説明が必要なのです。
以上、新入社員等の若手社員に対する指導・指示は、小学生を相手にするくらいの感覚が丁度良いことを説明してきましたが、これらの重要性は、私が業務に携わってきた中で、実感を持ったことです。
細かな説明を怠ったことで、却ってやり直しになって二度手間になったり、却って指導・指示する側の負担が増えてしまったりしたことが、何度も何度もありました。
分かりきったような説明をその都度することは、その時点では、何かバカらしい感じもするものですが、長い目で見ると、それは自他ともに成長することにもなりますし、業務も却って効率的になるものです。
小学生を相手にするくらいの感覚でしっかりと指導・指示を徹底し、円滑な業務遂行を促進して行きたいものです。